Immersion au sein du laboratoire Ciaffoloni avec Cockpit, l’outil de gestion des cas

 

En ce lundi matin de juin, c’est Romain Ciaffoloni qui nous accueille, tout sourire : “Bonjour !” “Salut Romain, ça va ? Tu sais pourquoi on est là ?” “Bien sûr, Greg ! Alexi a pris sa journée pour Cockpit”. Cockpit, c’est notre produit, un véritable outil de gestion des cas au labo. Cet outil, on l’a voulu simple d’utilisation et intuitif. Il permet de transmettre et de visualiser toutes les informations d’un cas grâce à une application web (disponible sur ordinateur, tablette et téléphone). Ainsi, pas besoin de télécharger quoi que ce soit, tout est disponible grâce à un compte personnel.  

 

A l’étage, Alexi Ciaffoloni nous salue “Salut Greg ! Enchanté, Marie ! Vous avez fait bonne route ?” Les formalités passées, je découvre le labo : il est grand, très lumineux et spacieux. “Bonjour tout le monde !” Bien agencé, à la façon d’un open space, les céramistes sont d’un côté, le plâtrage, le maquillage, la conjointe, la CFAO et les machines ont chacun leur espace de travail dédié. 

 

 

N’ayant jamais été dans un laboratoire aussi grand, un détail me frappe : le nombre de boîtes est impressionnant. Des racks sont présents en nombre : dans les couloirs, aux intersections des “pôles”. Le nombre de boîtes est également important : un îlot central ainsi qu’un long bureau a été réquisitionné pour les contenir. Elles sont alignées par Sylvie, qui les trie et gère le départ des cas. “Là elle range et trie les cas qui sont au départ pour ce soir. Ils sont prêts à être emballés et vont être facturés dans la foulée”, précise Alexi. 

 

 

Le labo est comme une ruche : ça fourmille, c’est vivant. Dans la salle d’usinage, deux Ceramill Motion 2 sont en train de tourner et deux Nextdent sont en fonctionnement. “On vient de laisser un espace pour la Matik qui arrive normalement la semaine prochaine !” nous dit Alexi. 

 

 

Après un café en compagnie de Céline Ciaffoloni, Alexi nous emmène dans un bureau, lumineux et ouvert sur le labo avec ses grandes fenêtres. “Allez, on va commencer !”. Définition du mot de passe, création du compte, explications du fonctionnement de l’application… “Il faut bien distinguer les comptes opérateurs des comptes administrateurs. Les administrateurs sont ceux qui vont “distribuer” les cas. Ils sont un peu les “big boss” car ils vont pouvoir tout gérer de A à Z. Les opérateurs peuvent recevoir les cas qui lui sont attribués par l’administrateur. S’il a du temps, il a un panier où il peut voir les cas non attribués, ceux qu’il reste à faire. Il peut décider de le prendre dans son panier à lui.”, explique Greg. Le téléphone d’Alexi sonne régulièrement mais il le coupe à chaque fois : “Aujourd’hui, je ne suis pas disponible” dit-il à la première sonnerie.  

 

 

“Sur Cockpit, il y a également la possibilité pour les praticiens de voir l’avancée de leurs cas : ils ont eux aussi un compte et ils auront une vision globale. Ils vont pouvoir également vous transmettre des informations qui peuvent manquer comme la teinte, directement via Cockpit. Cela va vous permettre de gagner du temps, ils ne vous appelleront plus comme ils le font aujourd’hui, il leur suffira simplement de se connecter sur Cockpit.” explique Greg. Alexi joint les mains : “Si seulement ! J’espère qu’ils feront l’effort ! Mais oui, ça nous serait utile”.  

 

 

Vient l’explication des tags : “à la manière des hashtags d’aujourd’hui, chacun aura un ou plusieurs tags en fonction de sa spécialité. Ces tags peuvent être par exemple “Céramique”, “Usinage”, “Scannage”, ect… ils vont correspondre à une étape de production et sont éditables. Sur le tableau de bord qui regroupe toutes les fiches de cas, ces tags seront affichés avec une couleur. Ce tableau de bord sera visible par tout le monde : ainsi, chacun pourra voir à quelle étape de production en est le cas”. Les tags sont modifiés, au bout d’une longue conversation sur le fonctionnement propre au labo et à son organisation interne. “J’ai du mal à clairement visualiser pour le moment, mais parce qu’il faut complètement repenser notre fonctionnement actuel. Sur le long terme, je suis sûr que ça va nous permettre d’y gagner.” annonce Alexi. “C’est le but !” s’exclame Greg.  

 

 

Après un déjeuner en compagnie de Romain, Alexi, leur nouvelle recrue Gaëlle et Nicolas, le directeur du développement, nous reprenons le chemin du labo. “On va commencer par 4 cas au départ et y aller progressivement avec Cockpit” annonce Alexi. “Ok !” “Le but, c’est que chacun apprivoise l’application mais je veux vraiment que tout le monde s’y mette et joue le jeu : ensemble on peut vraiment changer notre organisation.” 

 

 

Les données rentrées sur l’application, nous suivons l’avancée de nos cas : ils partent directement au scannage, nous avons volontairement passé l’étape du plâtrage. Nous faisons le tour des pôles pour leur exposer Cockpit brièvement et leur demander s’ils ont des remarques. Sylvain, de la céram, demande : “est-ce qu’un historique est gardé ? Car parfois lorsqu’on nous renvoie des cas, on est obligé de chercher qui a fait quoi et c’est assez laborieux…” “Au départ, ce n’était pas prévu, répond Greg, mais effectivement c’est à prendre en compte. Nous avons également prévu d’imprimer les fiches de cas présentes sur Cockpit” “Ça va nous remplacer notre sheet habituel présent dans chaque boîte” intervient Alexi. “Toutes les infos y seront, de manière condensée et visuelle”. Autour de nous, les boîtes continuent à se déplacer de pôle en pôle, de rack en rack. Chacun à son rack et sa façon de s’organiser : “Mais non Pascal, celles-ci ne vont pas là !” lance en rigolant la personne à l’usinage, en repositionnant les boites posées par le fameux Pascal. On termine notre journée sur notre tour du labo.  

 


 

Le lendemain matin, on retrouve les équipes du laboratoire Ciaffoloni. Alexi briefe ses référents de pôle : Sophie, Pascal, Sylvain et Jennifer. “Cockpit, ça va remplacer notre outil actuel. Pour l’instant, on va y aller progressivement. Notre organisation ne doit pas être complètement perturbée mais je veux qu’on utilise de plus en plus Cockpit, qui, à terme, sera notre outil de gestion principal. On va créer des doublons et faire 4 cas jour, ça ira très bien pour cette phase d’intégration.” Greg explique le fonctionnement de l’application avec les opérateurs, les admins, les tags, la vue praticien… les référents semblent intéressés. “Ça va nous changer !” déclare Sophie. “C’est une habitude à prendre…pour l’instant, est-ce que l’application vous semble facile d’utilisation et intuitive ?” demande Greg. “Ah oui, tout à fait ! C’est bien plus lisible que sur notre logiciel actuel !” répondent-ils à mi-voix. “D’accord, tant mieux ! Ça fait un an qu’on est sur le développement de ce produit, on le voulait vraiment pratique et complet mais sans tomber dans le trop-plein d’informations. La partie comptabilité avec la facturation arrive en septembre normalement” explique Greg.  

Notre immersion au sein du laboratoire touche déjà à sa fin. Nous remercions toute l’équipe pour leur accueil chaleureux. 

 

Laboratoire Ciaffoloni, Sérézin-du-Rhône : https://www.labo-ciaffoloni.fr/

 

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